Eine effiziente Verwaltung von Geschäftsreisen bedeutet auch, sicherzustellen, dass jede Reise den Unternehmensrichtlinien entspricht. Deshalb führt BizAway eine neue Funktion ein, die den Genehmigungsprozess noch flexibler macht: die bedingte Genehmigung basierend auf Buchungen außerhalb der Richtlinien.

Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, ihren Genehmigungsprozess weiter anzupassen, indem sie eine zusätzliche Kontrollstufe hinzufügen, die nur dann greift, wenn eine Buchung gegen festgelegte Regeln verstößt. In der Praxis kann festgelegt werden, dass:

• Alle Buchungen genehmigt werden müssen;
  
• Nur Buchungen außerhalb der Richtlinien eine zusätzliche Bestätigung benötigen;
  
• Oder bestimmte Buchungen je nach Einstellung automatisch erlaubt oder blockiert werden.
  
  

Ein maßgeschneiderter Genehmigungsprozess

‍
Das Standardsystem umfasst zwei Schritte: die Anfrage des Nutzers und die Bestätigung durch eine oder mehrere Aufsichtspersonen. Mit der neuen Funktion lassen sich jedoch komplexere Abläufe erstellen, indem eine zusätzliche Genehmigungsstufe basierend auf den im Konto definierten Richtlinien hinzugefügt wird.
Zum Beispiel kann eine Buchung zunächst vom direkten Vorgesetzten und anschließend von einem weiteren Genehmiger freigegeben werden, wenn sie außerhalb der Richtlinien liegt.
So kann jedes Unternehmen einen maßgeschneiderten Prozess konfigurieren, der sowohl schnelle Freigaben für Standardbuchungen als auch mehr Kontrolle in Sonderfällen gewährleistet.

Wann die doppelte Genehmigung aktiviert wird‍

Die doppelte Genehmigungsstufe greift nur, wenn sowohl der Genehmigungsprozess als auch die Unternehmensrichtlinien definiert und aktiv sind.
So funktioniert es in der Praxis:

• Buchungen innerhalb der Richtlinien: werden vom üblichen Vorgesetzten genehmigt.
  
• Buchungen außerhalb der Richtlinien: können die Zustimmung eines zusätzlichen Genehmigers erfordern.

Dieser Ansatz hilft, ein Gleichgewicht zwischen operativer Flexibilität und der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu wahren.

Mehr Transparenz und Kontrolle

‍Die neue Funktion macht Entscheidungsprozesse transparenter, verkürzt Genehmigungszeiten und stellt sicher, dass jede Reise den Unternehmensrichtlinien entspricht.
Jede Abteilung kann ihre eigenen Genehmigungsstufen und Vorgesetzten festlegen, um die Einstellungen an ihre operativen Bedürfnisse anzupassen.
Zusammengefasst bietet der Conditional Approval Workflow Unternehmen ein leistungsstarkes Tool zur Optimierung des Reisemanagements, das Effizienz und Kontrolle in einem intuitiven Prozess vereint.