Gestire i viaggi aziendali in modo efficiente significa anche assicurarsi che ogni viaggio rispetti le policy definite dalla compagnia. Per questo motivo, BizAway introduce una nuova funzionalità che rende il processo di approvazione ancora più flessibile: l’approvazione condizionale basata sulle prenotazioni fuori policy.
Questa funzione consente alle aziende di personalizzare ulteriormente il flusso di approvazione, aggiungendo un ulteriore livello di controllo solo quando una prenotazione non rispetta le regole stabilite. In pratica, è possibile decidere che:

• Tutte le prenotazioni richiedano un’approvazione;
• Solo le prenotazioni fuori policy necessitino di una conferma aggiuntiva;
• Oppure che alcune prenotazioni vengano automaticamente consentite o bloccate in base alle impostazioni.

Un flusso di approvazione su misura

Il sistema di approvazione standard prevede due passaggi: la richiesta dell’utente e la conferma da parte di uno o più supervisori. Tuttavia, con la nuova funzione, è possibile creare flussi più avanzati aggiungendo un livello di approvazione basato sulle policy specifiche impostate nell’account.
Ad esempio, una prenotazione viene prima approvata dal supervisore diretto, indipendentemente dalle condizioni, e poi da un approvatore aggiuntivo solo se le policy non vengono rispettate.

Quando si attiva la doppia approvazione

Il doppio livello di approvazione entra in gioco solo quando sia il flusso di approvazione sia le policy aziendali sono definiti e attivi.
Ecco come funziona nella pratica:

• Prenotazioni in policy: approvate dal supervisore abituale.
• Prenotazioni fuori policy: possono richiedere l’intervento di un approvatore aggiuntivo.
  Questo approccio consente di mantenere un equilibrio tra flessibilità operativa e rispetto delle regole aziendali.

Maggiore chiarezza e controllo

La nuova funzionalità contribuisce a rendere i processi decisionali più trasparenti, riducendo i tempi di approvazione e assicurando che ogni viaggio sia conforme alle linee guida aziendali.
Ogni gruppo o reparto può avere i propri livelli di approvazione e i propri supervisori, adattando la configurazione alle specifiche esigenze operative.

In sintesi, il Conditional Approval Workflow offre alle aziende uno strumento potente per ottimizzare la gestione dei viaggi, combinando efficienza e controllo in un unico processo intuitivo.