Der Travel Manager, auch häufig als Unternehmensreiseleiter bezeichnet, ist eine zentrale Figur in Unternehmen. In den letzten Jahren hat sich diese Rolle von einer rein administrativen Aufgabe zu einer strategisch bedeutsamen Position entwickelt.

Laut einem Bericht der Global Business Travel Association (GBTA) 2024 sind inzwischen 72 % der Travel Manager in die Auswahl der Dienstleister involviert, während 60 % eng mit den Finanzabteilungen zusammenarbeiten, um Kosten zu optimieren.

Hauptaufgaben eines Travel Managers

Der Travel Manager muss in der Lage sein, Geschäftsreisen zu organisieren und dabei gleichzeitig die Unternehmenskosten im Blick zu behalten.

Werfen wir einen Blick auf die Hauptaufgaben, für die diese Rolle verantwortlich ist:

1. Organisation von Geschäftsreisen:
   Er sorgt dafür, dass alle Geschäftsreisen reibungslos ablaufen. Falls kein Reisebüro oder eine spezielle Plattform genutzt wird, ist der Travel Manager – oder er überwacht zumindest die eigenständige Buchung durch die Mitarbeiter – für die Reservierung von Hotels, Flügen, Transportmitteln und die dazugehörige Dokumentation zuständig.
   
   
2. Erstellung und Pflege der Travel Policy:
   Er entwickelt, implementiert und aktualisiert die unternehmensweite Reiserichtlinie. Dazu gehört auch, regelmäßig Feedback von den Reisenden einzuholen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien verständlich und aktuell sind. Darüber hinaus obliegt ihm die Ausarbeitung eines umfassenden Risikomanagementplans.
   
   
3. Unterstützung der Reisenden:
   Als zentrale Anlaufstelle hilft er den Mitarbeitern bei allen Fragen und Problemen, die während einer Reise auftreten können.
   
   
4. Budgetverwaltung und Berichterstattung:
   Der Travel Manager überwacht die Reisekosten, verhandelt mit Anbietern, um bessere Konditionen zu erzielen, und analysiert den Return on Investment (ROI) der Geschäftsreisen.
   
   
5. Administrative Aufgaben:
   Er prüft, ob alle notwendigen Dokumente und Genehmigungen für Geschäftsreisen vorliegen und rechtlich einwandfrei sind.
   
   
6. Planung von Kundenbesuchen:
   Neben der Organisation der Reise selbst gehört auch die Koordination von Kundentreffen, Geschäftsessen oder anderen externen Terminen zu seinem Aufgabenbereich.
   
   

Wesentliche Fähigkeiten eines Travel Managers

Um diese vielfältigen Aufgaben erfolgreich zu meistern, sollte ein Travel Manager über folgende Kompetenzen verfügen:

• Analytische Fähigkeiten:
  Er muss in der Lage sein, Budgets zu verwalten, Spesenberichte zu analysieren und Kosten zu optimieren.
  
  
• Digitale Kompetenz:
  Der Umgang mit modernen Reiseverwaltungsplattformen und digitalen Tools – teilweise auch mit künstlicher Intelligenz – ist unerlässlich.
  
  
• Verhandlungsgeschick:
  Er muss kompetent mit Dienstleistern und Agenturen kommunizieren, um vorteilhafte Geschäftsvereinbarungen zu erzielen.
  
  
• Kenntnis der Reiserichtlinien:
  Ständige Updates zu internationalen Vorschriften, Erstattungsrichtlinien und Sicherheitsbestimmungen sind notwendig, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
  
  
• Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung:
  Die Implementierung umweltfreundlicher Maßnahmen und die Förderung nachhaltiger Geschäftsreisen runden das Profil ab.
  
  

Die Rolle der Technologie im Travel Management

Moderne Technologien haben das Reise-Management revolutioniert. Travel Manager nutzen heute digitale Buchungsplattformen, um:

• Buchungsprozesse zu automatisieren:
  So können Mitarbeiter eigenständig Reisen buchen – immer innerhalb der festgelegten Richtlinien.
• Echtzeit-Ausgabenüberwachung:
  Interaktive Dashboards ermöglichen einen unmittelbaren Überblick über Kosten.
• Ökologischen Fußabdruck zu analysieren:
  Tools helfen, den CO₂-Ausstoß von Geschäftsreisen zu messen und zu reduzieren.

Nachhaltigkeit im Travel Management

Immer mehr Unternehmen setzen auf umweltfreundlichere Maßnahmen, etwa:

• Bevorzugung emissionsarmer Verkehrsmittel (z. B. Hochgeschwindigkeitszüge statt Kurzstreckenflügen)
• Reduzierung nicht essenzieller Reisen zugunsten von virtuellen Meetings
• Kompensation von CO₂-Emissionen durch unternehmenseigene Nachhaltigkeitsprogramme

Travel Manager vs. Mobility Manager

Während der Travel Manager für die Organisation und Überwachung von Geschäftsreisen zuständig ist, kümmert sich der Mobility Manager (eine in Italien für größere Unternehmen obligatorische Position) um die Planung von Arbeitswegen. Er analysiert die Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeiter, schlägt nachhaltige Reiseoptionen vor und trägt so zur Reduzierung individueller Fahrzeugnutzung bei.

Ausbildung und Zukunft des Travel Managers

Aufgrund der steigenden Komplexität dieser Rolle ist eine kontinuierliche Weiterbildung essenziell. Organisationen wie die AITMM (Associazione Italiana Travel e Mobility Manager) bieten Fortbildungskurse, Zertifizierungen und Netzwerke, die Travel Manager in ihrer professionellen Entwicklung unterstützen. Laut dem Business Travel Report 2024 wird die Rolle des Travel Managers in Zukunft noch strategischer und enger mit den Bereichen HR, Finanzen und Nachhaltigkeit verzahnt sein.

Unterstützung durch BizAway

Die Nutzung einer automatisierten Plattform für das Reisemanagement kann die Arbeit eines Travel Managers erheblich erleichtern und dadurch zu deutlichen Einsparungen für das Unternehmen führen.

Mit BizAway können deine Mitarbeitenden ihre Reisen eigenständig buchen, da die Reiserichtlinie direkt über die Plattform eingerichtet wird – inklusive Genehmigungsprozesse, Ausgabenlimits und zahlreicher weiterer Vorgaben.
Dies bietet zahlreiche Vorteile, auch im Hinblick auf Erstattungen:
Dank der automatisierten Buchung kann der Mitarbeitende selbst über die Plattform mit den Firmenkreditkarten buchen. Das bedeutet, dass keine Erstattungen mehr erforderlich sind (abgesehen von einigen Zusatzkosten oder Kilometerpauschalen), wodurch auch die Dokumentation erheblich schneller und unkomplizierter abgewickelt werden kann.
Zudem steht ein mehrsprachiger 24/7-Kundensupport für alle Eventualitäten zur Verfügung.

Darüber hinaus ist durch die Partnerschaft mit Riskline auch das Travel Risk Management bestens abgedeckt:
Innerhalb der Plattform gibt es eine dynamische Karte, auf der du in Echtzeit sehen kannst, wo sich deine Reisenden befinden.