Qui est le Travel Manager ?

Le Travel Manager est une figure clé au sein d’une entreprise, responsable de la gestion stratégique et opérationnelle des voyages d’affaires. Ce rôle a évolué de manière significative ces dernières années, passant d’une fonction principalement administrative à une fonction plus stratégique, avec un impact direct sur la politique de dépenses, la durabilité et la sécurité de l’entreprise.

Selon un rapport 2024 de la Global Business Travel Association (GBTA), 72 % des Travel Managers participent désormais à la sélection des fournisseurs de services de voyage et 60 % travaillent en étroite collaboration avec les départements financiers pour optimiser les coûts.

Que fait un Travel Manager ?

Le travel manager doit être capable d’organiser des voyages d’affaires tout en maîtrisant les dépenses de l’entreprise. Examinons les principales tâches du travel manager:

1. Organiser des voyages d’affaires
   

La principale tâche d’un travel manager est d’organiser les voyages d’affaires, de s’assurer que le salarié arrive à destination et que tout est en place pour l’accueillir pendant son voyage.

Cela signifie que le travel manager, s’il ne dispose pas d’une agence de voyages ou d’une plateforme de gestion de voyages de référence, doit se charger de réserver (ou de superviser l’employé qui le fera lui-même) l’hôtel, le vol et tout transport et toute la documentation qui va avec.

2. Travel policy

Le travel manager est chargé de rédiger la politique de voyage (plus d’informations à ce sujet ici), de veiller à ce qu’elle soit respectée et constamment mise à jour.

Il est donc important de recueillir les réactions des voyageurs afin de maintenir la politique de voyage à jour et de s’assurer qu’elle est suivie sans malentendu.

En plus de la politique de voyage, le travel manager est également responsable de l’élaboration de la politique de gestion des risques liés aux voyages (voir ici).

Assistance aux voyageurs

L’une des tâches du travel manager est de traiter les problèmes que les voyageurs peuvent rencontrer pendant leur voyage, en agissant comme un intermédiaire entre les deux parties.

4. Budget et rapports
   
   

Le travel manager est chargé de gérer les dépenses et l’organisation des voyages, mais aussi de trouver des accords pour une meilleure qualité et un meilleur prix des services, que ce soit avec les fournisseurs ou les agences de voyage.

En ce qui concerne les dépenses et les rapports, l’une de ses tâches consiste à calculer le retour sur investissement de tous les voyages des employés.

5. Administratif
   
   

Le travel manager est chargé de superviser tous les voyages d’affaires et de vérifier que tous les documents nécessaires sont en ordre d’un point de vue juridique et administratif.

6. Organiser les visites des clients
   
   

Les tâches du travel manager comprennent également l’organisation de dîners ou de visites de clients.

Quelles sont les compétences que doit posséder un gestionnaire de voyages?

Ce rôle exige une combinaison de compétences analytiques, digitales et en négociation, notamment :

• Analyse des données : gestion des budgets, analyse des rapports de dépenses et optimisation des coûts.
• Compétences numériques : utilisation des plateformes de gestion de voyages et des outils basés sur l’intelligence artificielle.
• Compétences en négociation : interactions avec les fournisseurs et optimisation des accords commerciaux.
• Connaissance des réglementations de voyage : mise à jour constante sur les règles internationales, les politiques de remboursement et les mesures de sécurité.
• Durabilité et responsabilité sociale : intégration de stratégies pour des voyages d’affaires plus respectueux de l’environnement.

L’importance de la technologie dans la gestion des voyages

Ces dernières années, la technologie a transformé la gestion des voyages d’affaires. Les Travel Managers utilisent des outils numériques pour :

• Automatiser la gestion des déplacements grâce à des plateformes de réservation intégrées.
• Suivre les dépenses en temps réel via des tableaux de bord interactifs.
• Analyser l’impact environnemental des voyages professionnels pour réduire les émissions de CO₂.

Le Travel Manager et la durabilité

De nombreuses entreprises adoptent des solutions plus écologiques, notamment :

• Prioriser les transports à faibles émissions (trains à grande vitesse plutôt que vols courts).
• Réduire les déplacements non essentiels en favorisant les réunions virtuelles.
• Compenser les émissions de CO₂ par le biais de programmes de durabilité d’entreprise.

Différence entre travel manager et mobility manager

Le Travel Manager s’occupe de l’organisation des voyages d’affaires, tandis que le Mobility Manager est chargé de la gestion des déplacements quotidiens des employés entre leur domicile et leur lieu de travail.

Le Mobility Manager, qu’il soit d’entreprise ou territorial, élabore des plans de mobilité (PSCL) visant à réduire l’utilisation des véhicules individuels et à optimiser les horaires pour limiter la congestion routière.

Le rôle de Mobility Manager a été introduit en 1997, à la suite du Protocole de Kyoto pour la réduction des émissions. Avec le télétravail et la nécessité de limiter la circulation aux heures de pointe, les entreprises et administrations publiques de plus de 100 employés doivent désormais désigner un Mobility Manager (Décret du 12 mai 2021).

Ses missions comprennent :

• L’analyse des besoins en mobilité des employés
• L’évaluation des offres de transport existantes
• Le développement de stratégies de mobilité durable

Différence entre Travel Manager et Mobility Manager

Avec la complexité croissante de ce rôle, la formation continue est essentielle. Des associations comme l’AITMM (Association Italienne des Travel et Mobility Managers) offrent des certifications, des formations et des opportunités de réseautage.

Selon le Business Travel Report 2024, le rôle du Travel Manager deviendra de plus en plus stratégique, impliquant une collaboration accrue avec les départements RH, Finance et Durabilité.

Comment BizAway peut-il aider votre gestionnaire de voyages?

L’utilisation d’une plateforme automatisée de gestion des voyages peut faciliter le travail du gestionnaire de voyages et, par conséquent, permettre à votre entreprise de réaliser des économies. Avec BizAway, vos voyageurs peuvent réserver de manière indépendante car la travel policy est définie directement via la plateforme, en fixant des flux d’approbation, des limites de dépenses et de nombreuses autres règles. Ceci est également très avantageux du point de vue du remboursement : avec la réservation automatisée, le travailleur peut effectuer lui-même la réservation par le biais de la plateforme en utilisant les cartes de crédit de l’entreprise, ce qui signifie qu’il n’aura pas à obtenir de remboursement (à l’exception de certaines dépenses supplémentaires ou du remboursement du kilométrage), de sorte que la collecte de la documentation sera certainement un processus plus rapide que d’habitude. Vous pouvez bénéficier d’une réduction des coûts de plus de 20 % et d’un service d’assistance 24/7. De plus, grâce à notre partenariat avec Riskline, la gestion des risques liés aux voyages est également maîtrisée! La plateforme comprend une carte dynamique qui vous permet de voir où se trouvent vos voyageurs en temps réel. S’ils se trouvent dans une situation à risque, ils recevront automatiquement une alerte.

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