¿Quién es el Travel Manager?

El Travel Manager es una figura clave dentro de una empresa, responsable de la gestión estratégica y operativa de los viajes de negocios. Este rol ha evolucionado significativamente en los últimos años, pasando de ser una función meramente administrativa a una más estratégica, con impacto directo en la política de gastos, sostenibilidad y seguridad empresarial.

Según un informe de la Global Business Travel Association (GBTA) 2024, el 72% de los Travel Managers ahora participan en la selección de proveedores de servicios de viaje y el 60% trabaja estrechamente con los departamentos financieros para optimizar los costos.

¿Qué hace un Travel Manager?

El travel manager debe ser capaz de organizar viajes de negocios manteniendo los gastos de la empresa bajo control. Veamos las principales tareas del gestor de viajes:

1. Organizar el viaje de trabajo

La principal tarea de un gestor de viajes es organizar los viajes de negocios, asegurarse de que el empleado llega a su destino y de que todo está preparado para recibirlo en el viaje. Esto significa que el gestor de viajes, si no tiene una agencia de viajes o una plataforma de gestión de viajes de referencia, tiene que encargarse de reservar o supervisar cada reserva que haga el empleado como por ejemplo, el hotel, el vuelo, cualquier transporte y toda la documentación que conlleva.

2. Travel policy

El gestor de viajes es el responsable de redactar la política de viajes (más información al respecto aquí), asegurarse de que se cumpla y actualizarla constantemente. Por lo tanto, es importante recoger las opiniones de los viajeros para mantener la política de viajes actualizada y garantizar que se siga sin que haya ningún malentendido. Además de la política de viajes, el gestor de viajes también es responsable de elaborar la política de la travel risk management (ver aquí)

       3. Asistencia al viajero

Una de las tareas del travel manager es ocuparse de cualquier problema que los viajeros puedan encontrar durante su viaje, actuando como intermediario entre las dos partes.

4. Presupuesto e informes

El gestor de viajes se encarga de gestionar los gastos y la organización de los viajes, pero también de buscar acuerdos para mejorar la calidad y el precio de los servicios, ya sea con proveedores o con agencias de viajes. En cuanto a los gastos y los informes, una de sus tareas es calcular el rendimiento de todos los viajes de los empleados.

5. Burocracia

El travel manager es responsable de supervisar todos los viajes de negocios y comprobar que todos los documentos necesarios están en orden desde el punto de vista legal y administrativo.

6. Organizar las visitas a los clientes
   

Las tareas del gestor de viajes también incluyen la organización de cenas o visitas de clientes.

¿Qué habilidades debe tener un travel manager?

Este rol requiere una combinación de habilidades analíticas, digitales y de negociación, tales como:

• Análisis de datos: Gestión de presupuestos, análisis de informes de gastos y optimización de costos.
• Competencias digitales: Uso de plataformas de gestión de viajes y herramientas de inteligencia artificial.
• Habilidades de negociación: Trato con proveedores y optimización de acuerdos comerciales.
• Conocimiento de normativas de viaje: Mantenerse actualizado en regulaciones internacionales, políticas de reembolso y seguridad.
• Sostenibilidad y responsabilidad social: Aplicación de estrategias para viajes de negocios más sostenibles.

Importancia de la tecnología en la gestión de viajes

La tecnología ha transformado radicalmente la gestión de los viajes de negocios. Los Travel Managers utilizan herramientas digitales para:

• Automatizar la gestión de viajes mediante plataformas de reserva integradas.
• Supervisar los gastos en tiempo real con paneles interactivos.
• Analizar el impacto ambiental de los viajes corporativos y reducir las emisiones de CO₂.

El Travel Manager y la sostenibilidad

Muchas empresas están adoptando medidas más ecológicas, como:

• Compensación de emisiones de CO₂ a través de programas de sostenibilidad.
• Uso preferente de transportes de bajas emisiones (trenes de alta velocidad en lugar de vuelos cortos).
• Reducción de viajes innecesarios, fomentando reuniones virtuales.

Diferencia entre travel manager y mobility manager

El Travel Manager organiza viajes de negocios, mientras que el Mobility Manager gestiona los desplazamientos diarios de los empleados entre su casa y el trabajo.

El Mobility Manager desarrolla planes de movilidad corporativa (PSCL) para reducir el uso de vehículos privados y optimizar los horarios de transporte.

El cargo de Mobility Manager se introdujo en 1997 con el Protocolo de Kioto para reducir emisiones. Debido al teletrabajo y a la necesidad de reducir el tráfico en horas punta, las empresas y administraciones públicas con más de 100 empleados están obligadas a designar un Mobility Manager (Decreto del 12 de mayo de 2021).

Sus funciones incluyen:

• Análisis de las necesidades de movilidad de los empleados
• Estudio de la oferta de transporte
• Desarrollo de estrategias de movilidad sostenible

Formación y futuro del Travel Manager

Dado que el rol se vuelve cada vez más complejo, la formación continua es esencial. Asociaciones como AITMM ofrecen certificaciones, cursos y networking para Travel Managers.

Según el Business Travel Report 2024, los Travel Managers asumirán un papel más estratégico, colaborando con los departamentos de RRHH, Finanzas y Sostenibilidad.

¿Cómo puede BizAway ayudar a tu travel manager?

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Una plataforma de gestión de viajes simplifica el trabajo del Travel Manager y reduce costos para la empresa.Con BizAway, los viajeros pueden reservar de forma autónoma, ya que la política de viajes se establece automáticamente, con flujos de aprobación, límites de gasto y reglas personalizadas.Algunas ventajas clave:

• Gestión eficiente de reembolsos: Los empleados pueden reservar directamente con tarjetas de crédito corporativas, reduciendo los reembolsos solo a gastos adicionales (kilometraje, etc.), lo que acelera la recopilación de documentos.

Además, BizAway colabora con Riskline, proporcionando gestión de riesgos de viaje en tiempo real con un mapa dinámico que muestra la ubicación de los viajeros.