Chi è il Travel Manager?

Il Travel Manager è una figura chiave all’interno di un’azienda, responsabile della gestione strategica ed operativa dei viaggi aziendali. Questo ruolo ha subito un’evoluzione significativa negli ultimi anni, passando da una funzione prettamente amministrativa a una più strategica, con un impatto diretto sulle politiche di spesa, sostenibilità e sicurezza aziendale.

Secondo un report di Global Business Travel Association (GBTA) 2024, il 72% dei Travel Manager è ora coinvolto nella selezione dei fornitori di servizi di viaggio e il 60% lavora a stretto contatto con i dipartimenti finanziari per ottimizzare i costi.

Cosa fa un Travel Manager?

Il travel manager deve riuscire ad organizzare viaggi di lavoro tenendo monitorate le spese dell’azienda.
Vediamo insieme le mansioni principali di cui questa figura si occupa:

1. Organizzare i viaggi di lavoro

Il compito principale di un travel manager è organizzare i viaggi di lavoro, assicurarsi che il lavoratore arrivi a destinazione e tutto sia predisposto per accoglierlo nella sua trasferta.
Questo significa che il travel manager, se non ha un’agenzia di viaggi o una piattaforma di gestione viaggi di riferimento, si deve occupare di prenotare (o supervisionare il lavoratore che lo farà autonomamente) hotel, volo ed eventuali trasporti e di tutta la documentazione che ne deriva.

2. Travel policy

Il travel manager ha il compito di redigere la travel policy (nello specifico ne parliamo qui), assicurarsi che venga seguita e sia costantemente aggiornata.
E’ importante quindi che vengano raccolti feedback dai viaggiatori per tenere continuamente aggiornata la travel policy e far sì che venga seguita senza incomprensioni.
Oltre alla travel policy, il travel manager si occupa anche dell’elaborazione del piano dei rischi (travel risk management policy, ne parliamo qui)

3. Assistenza ai viaggiatori

Tra i compiti del travel manager c’è anche quello di occuparsi dei problemi eventuali che possono riscontrare i viaggiatori in trasferta facendo da intermediario tra le due parti.

4. Budget e report

Il travel manager ha in carico di gestire le spese e l’organizzazione dei viaggi, ma anche la ricerca di accordi per avere una sempre migliore qualità prezzo nei servizi, che sia con i fornitori o con le agenzie di viaggio.
Per quanto riguarda spese e reportistica troviamo tra i suoi compiti anche il calcolo del ROI delle trasferte di tutti i lavoratori.

5. Burocrazia

Il travel manager ha il compito di supervisionare tutti i viaggi di lavoro e controllare che tutti i documenti necessari siano in regola dal punto di vista legale e amministrativo.

6. Organizzare le visite da parte dei clienti

Rientra tra i compiti del travel manager anche l’organizzazione di cene o eventuali visite da parte dei clienti.

Quali skills deve avere un travel manager?

Il ruolo del Travel Manager richiede un mix di competenze trasversali, tra cui:

• Capacità analitiche: per gestire budget, analizzare report di spesa e ottimizzare i costi;
• Competenze digitali: utilizzo di piattaforme di gestione viaggi e strumenti di intelligenza artificiale;
• Abilità negoziali: per interfacciarsi con fornitori e ottimizzare accordi commerciali;
• Conoscenza delle normative di viaggio: aggiornamenti costanti sulle regolamentazioni internazionali, politiche di rimborso e sicurezza;
• Sostenibilità e responsabilità sociale: adozione di strategie per viaggi aziendali più sostenibili.

L’importanza della tecnologia nel Travel Management

Negli ultimi anni, la tecnologia ha trasformato radicalmente la gestione dei viaggi aziendali. I Travel Manager utilizzano strumenti digitali per:

• Automatizzare la gestione delle trasferte con piattaforme di prenotazione integrate;
• Monitorare le spese in tempo reale grazie a dashboard interattive;
• Analizzare l’impatto ambientale delle trasferte aziendali per ridurre le emissioni di CO2.

Il Travel Manager e la sostenibilità

Molte aziende si stanno adattando per adottare misure più green per i viaggi, tra cui:

• Compensazione delle emissioni di CO2 tramite programmi di sostenibilità aziendale.
• Preferenza per mezzi di trasporto a basse emissioni (treni ad alta velocità rispetto agli aerei per tratte brevi);
• Riduzione dei viaggi non essenziali a favore di meeting virtuali;

Differenza tra travel manager e mobility manager

Spesso le posizioni di travel manager e mobility manager vengono confuse tra di loro o non si riesce bene a capire qual sia la differenza.
Come abbiamo già accennato, il travel manager si occupa dell’organizzazione delle trasferte lavorative, sia nazionali che internazionali, il mobility manager, che può essere aziendale o d’area, invece, è colui che si occupa di redigere il piano degli spostamenti casa lavoro (PSCL) dei dipendenti della propria azienda con lo scopo di ridurre l’uso del mezzo di trasporto individuale e organizzare gli orari per limitare i blocchi del traffico.
La figura del mobility manager fu introdotta nel 1997 quando venne firmato il patto di Kyoto per la riduzione delle emissioni inquinanti.

A causa della pandemia, della conseguente introduzione dello smart working da parte di moltissime aziende e del tentativo di ridurre il circolo durante le ore di punta per evitare picchi di traffico, questa posizione è diventata obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni, con più di 100 dipendenti per unità locale ubicate in un capoluogo di Regione, in un capoluogo di Provincia, in città metropolitane o in comuni con popolazione superiore a 50.000 abitanti (per il decreto del 12 maggio 2021).

Il PSCL dev’essere obbligatoriamente trasmesso entro il 31 dicembre di ogni anno e oltre ad aiutare a migliorare la qualità dell’aria consente anche all’azienda di ridurre costi e spostamenti.
Le mansioni del mobility manager sono quelle di analizzare la domanda di mobilità presso i dipendenti, eseguire un’analisi di offerta di trasporto, identificare le possibili strategie per incentivare gli spostamenti sostenibili.
Tutte queste mansioni sono eseguite ovviamente dopo un’attenta analisi dello scenario territoriale.

La formazione e il futuro del Travel Manager

Data la crescente complessità del ruolo, la formazione continua è essenziale. In Italia, associazioni come AITMM (Associazione Italiana Travel e Mobility Manager) offrono corsi di aggiornamento, certificazioni e network professionali per supportare i Travel Manager nello sviluppo delle loro competenze.

Secondo il Business Travel Report 2024, nei prossimi anni i Travel Manager assumeranno un ruolo sempre più strategico, lavorando a stretto contatto con i dipartimenti HR, Finanza e Sostenibilità per garantire una gestione efficace e responsabile delle trasferte aziendali.

Come può BizAway aiutare il tuo travel manager?

L’utilizzo di una piattaforma automatizzata per la gestione dei viaggi può semplificare di molto il lavoro di un travel manager e di conseguenza portare risparmio all’azienda.

Con BizAway i tuoi viaggiatori possono prenotare in autonomia perché la travel policy viene direttamente settata tramite la piattaforma, impostando i flussi di approvazione, i limiti di spesa e tante altre regole.
Questo è molto vantaggioso per diversi motivi, anche dal lato rimborsi:
con la prenotazione automatizzata il lavoratore può fare da sé la prenotazione tramite la piattaforma utilizzando le carte di credito aziendali, questo significa che non dovrà ottenere nessun rimborso (se non di qualche spese extra o rimborso chilometrico) per cui la raccolta della documentazione sarà sicuramente un procedimento più veloce rispetto al solito. Con un servizio di assistenza multilingue attivo 24/7 per qualsiasi evenienza.

Inoltre, grazie alla partnership con Riskline, anche il Travel Risk Management è sotto controllo! All’interno della piattaforma c’è una mappa dinamica dove potrai vedere dove si trovano i tuoi viaggiatori in tempo reale.

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