Was ist Travel Risk Management und worum geht es dabei?

Eine Travel Risk Management Policy ist eine Sammlung von Protokollen und Instrumenten, die darauf ausgerichtet sind, Reiserisiken im geschäftlichen Kontext zu minimieren.

Sie sollte sowohl Hinweise zur Risikobewertung (sogenanntes Travel Risk Assessment) als auch zum „Duty of Care“ enthalten – also der gesetzlichen und ethischen Verpflichtung des Unternehmens, für die Sicherheit und das Wohlergehen seiner Mitarbeitenden während Geschäftsreisen zu sorgen. (Weitere Informationen dazu finden Sie hier.)

Wer erstellt eine Travel Risk Management Policy?

Die Travel Risk Management Policy wird in der Regel vom Travel Manager oder Security Manager ausgearbeitet.

Stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung, liegt die Verantwortung bei der Personalabteilung oder dem Verwaltungsbereich des Unternehmens.

Was ist Travel Risk Assessment?

Das Travel Risk Assessment ist der Prozess zur Bewertung potenzieller Risiken, denen eine reisende Person während einer Dienstreise ausgesetzt sein könnte. Dabei werden die geopolitischen, sozioökonomischen und umweltbezogenen Besonderheiten des Reiseziels berücksichtigt.

Diese Analyse ermöglicht es, kritische Situationen frühzeitig zu erkennen und vorzubeugen, um so eine sicherere und bewusstere Reise zu gewährleisten.

• Übersicht der Reiserisiken
  
  • Reisebedingte Risiken:  Auswirkungen von Jetlag, eingeschränkte Mobilität nach langen Reisen oder Reisekrankheiten (z. B. Flug- oder Seekrankheit).
  • Transport und Unterkünfte:  Sicherheit der Verkehrsmittel, Zustand der Infrastruktur und Zuverlässigkeit der Unterkunft.
  • Reisedauer:  Längere Aufenthalte erhöhen die Exposition gegenüber Risiken, ebenso wie klimatische oder saisonale Einflüsse.
    
  • Gesundheitsrisiken:
    Individuelle gesundheitliche Voraussetzungen, erforderliche Impfungen und das Risiko ansteckender Krankheiten.
    
    

• Risiken am Reiseziel:
  Lokale Konflikte, Terrorismus oder hohe Kriminalitätsraten in bestimmten Gebieten.
  
  
• Persönliche Sicherheit:
  Spezifische Herausforderungen, die beispielsweise Frauen oder Angehörige der LGBTQ+-Community betreffen.
  
  
• Umweltfaktoren:
  Einfluss von Klima, Höhenlage sowie Unterschiede zwischen urbanen und ländlichen Regionen.
  
  
• Individuelle Faktoren:
  Aspekte wie Alter, Geschlecht, Nationalität, ob allein oder in Gruppe gereist wird, sowie die persönliche Risikowahrnehmung.
  
  

Eine sorgfältige Analyse und klare Kommunikation einer Risikobewertung kann dem Reisenden einen präzisen Überblick über potenzielle Gefahren geben und ihn dadurch beruhigen und vorbereiten.

Es handelt sich um einen Prozess, der unbedingt im Vorfeld der Reise durchgeführt werden sollte, um sämtliche möglichen Risikofaktoren frühzeitig zu identifizieren und angemessen zu bewerten.

Wann sollte ein Travel Risk Assessment durchgeführt werden?

Das Assessment sollte möglichst frühzeitig erfolgen, um alle potenziellen Risikofaktoren, einschließlich der gesundheitlichen Situation des Reisenden, umfassend zu analysieren. Es gibt allerdings Situationen, in denen eine erneute Bewertung nicht zwingend notwendig ist:

• Häufige Reisen zum selben Zielort:
  Wenn ein Reisender regelmäßig an einen Ort fährt, den er gut kennt, ist eine erneute Analyse meist nur bei signifikanten politischen, wirtschaftlichen oder ökologischen Veränderungen erforderlich.
• Inlandsflüge:
  Bei kurzen, nationalen Reisen – besonders wenn der Reiseweg auf den Weg zwischen Flughafen und Büro beschränkt ist – fallen die Risiken oft gering aus. Längere Aufenthalte oder Fahrten in unbekannte Regionen sollten jedoch genauer geprüft werden.
• Last-Minute-Reisen:
  Auch wenn hier die Zeit knapp ist, empfiehlt sich zumindest eine schnelle Risikoeinschätzung der kritischsten Aspekte.

Besondere Risiken und Zielgruppen

• Kontinuierliches Monitoring geopolitischer Risiken
• Stärkung der Cybersicherheit für Reisende
• Proaktives Management klimabedingter Bedrohungen
• Einhaltung neuer Reiserichtlinien und gesetzlicher Vorgaben
• Mehr Fokus auf das Wohlbefinden von Mitarbeitenden auf Dienstreise

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Besonderheiten für Frauen und LGBTI-Reisende

Reisen von Frauen und Angehörigen der LGBTQ+-Gemeinschaft – Besonderheiten im Travel Risk Management

Wenn eine Frau geschäftlich reist, müssen Aspekte berücksichtigt werden, die bei männlichen Reisenden häufig keine vergleichbare Relevanz haben, wie etwa:

• Gefahr sexueller Belästigung oder Übergriffe
• Diebstahl persönlicher Gegenstände

Aus diesem Grund sollte die Risikobewertung für weibliche Reisende besonders sorgfältig und differenziert erfolgen. Dabei sind unter anderem folgende Punkte zu beachten:

• Kulturelle Gepflogenheiten und gesetzliche Rahmenbedingungen des Ziellandes
• Gesellschaftliche Stellung und Wahrnehmung von Frauen im jeweiligen Land
• Gesundheitszustand und körperliche Voraussetzungen der Reisenden
• Allgemeine Sicherheitslage vor Ort

In vielen Ländern mit mehrheitlich islamisch geprägter Kultur gelten bestimmte Verhaltensweisen, die in westlichen Gesellschaften als normal angesehen werden, als unangemessen oder sogar strafbar. Eine gründliche und kultursensible Risikoanalyse ist daher unerlässlich, um Risiken nicht zu unterschätzen und eine sichere Reiseplanung zu ermöglichen.

Laut einer Studie von SAP Concur in Zusammenarbeit mit Wakefield Research zeigen sich alarmierende Zahlen:

• 77 % der befragten Frauen gaben an, auf Geschäftsreisen sexuelle Belästigung oder Misshandlungen erlebt zu haben
• 42 % berichteten, dass ihnen regelmäßig die Frage gestellt wurde, ob sie mit ihrem Ehemann reisen
• 38 % erlebten, dass sie vom männlichen Personal ignoriert wurden
• 31 % berichteten von unangemessenen Bemerkungen im beruflichen Umfeld

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Laut der ILGA World (International Lesbian, Gay, Bisexual, Trans and Intersex Association) gibt es weltweit noch immer über 70 Länder, in denen gleichgeschlechtliche Beziehungen kriminalisiert sind – insbesondere in Teilen Asiens und des Nahen Ostens.

Bei der Planung von Geschäftsreisen für LGBTQ+-Personen sollten unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Gesellschaftliche Haltung gegenüber Homosexualität
• Häufigkeit rassistisch oder homophob motivierter Gewalttaten
• Rechtslage in Bezug auf Gleichbehandlung und Antidiskriminierung
• Mögliche Diskriminierung durch Unterkünfte oder Dienstleister
• Eingeschränkter Zugang zu Dienstleistungen
• Risiko von Übergriffen oder Schikane durch Behörden

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Sehr häufig haben diese Personen ihr Coming-out nicht offiziell gemacht, weshalb es sinnvoll sein kann, solche Problematiken in der Policy zu berücksichtigen, indem man die Risiken, die Lösungen und die Ansprechpartner im Zweifelsfall angibt (es wäre zudem angemessen, innerhalb des Unternehmens eine Ansprechperson zu benennen, die für diese Themen sensibilisiert ist und an die man sich wenden kann, ohne sich in Gefahr zu fühlen oder Angst zu haben), sodass man bereits nahezu alle Antworten zur Hand hat, ohne die eigene sexuelle Orientierung offenlegen zu müssen, falls man sich nicht sicher fühlt.

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Unterstützung für Reisende

In der Policy muss angegeben sein, wer im Unternehmen verantwortlich ist, falls etwas passieren sollte, oder an wen man sich im Falle von Zwischenfällen wenden muss.

Daher sollte ein Abschnitt vorhanden sein, in dem Notrufnummern und Notfallkontakte aufgeführt sind, wie Reisende etwaige Vorfälle melden sollen und wie das Unternehmen bei der Bewältigung solcher Ereignisse vorgeht.

Wie man Mitarbeitende schult

Es ist wichtig, dass Reisende gut über die Risiken informiert sind, denen sie auf jeder Reise begegnen könnten, und vor allem, dass sie sich dieser Risiken bewusst sind.
Das Unternehmen sollte Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Risikomanagement anbieten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden nicht nur bereit sind zu reisen, sondern auch wirklich darauf vorbereitet sind, mit möglichen Zwischenfällen umzugehen.

Wie bereits erwähnt, sollte die Schulung von Mitarbeiterinnen und Angehörigen der LGBTQ+-Gemeinschaft mit besonderer Aufmerksamkeit behandelt werden.

Wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, sind:

• Reisevorbereitung
• Kommunikationsplanung
• Sicherheit bei Transport und Unterkunft
• Medizinische Situationen
• Umgang mit möglichen Krisen

Was kann BizAway für deine Travel Risk Management Policy tun?

In der Plattform von BizAway findest du eine dynamische Karte, die dank der Partnerschaft mit Riskline Informationen darüber liefert, wo sich die reisenden Mitarbeitenden befinden, falls dies erforderlich sein sollte.
Die Reisenden erhalten zudem Echtzeit-Warnmeldungen, falls sie sich in Risikosituationen befinden sollten.
Darüber hinaus bietet dir BizAway rund um die Uhr Support für jegliche Bedürfnisse.