Che cos’è la travel risk management policy?

Una Travel Risk Management Policy è un insieme di protocolli e strumenti progettati per mitigare i rischi legati ai viaggi di lavoro

Deve contenere indicazioni sulle valutazioni del rischio (o travel risk assessment) ma anche sul duty of care (anche noto come dovere di diligenza), cioè la responsabilità per l’azienda di prendersi cura dei suoi dipendenti. (ne parliamo qui)

Chi prepara una travel risk management policy?

La travel risk management policy viene redatta dal travel manager o dal travel security manager, in assenza di queste due figure sarà compito del reparto amministrativo o delle risorse umane.

Cos’è il travel risk assessment?

Il travel risk assessment è il processo di valutazione dei potenziali rischi che un viaggiatore potrebbe incontrare durante una trasferta, tenendo conto delle specificità geopolitiche, socio-economiche e ambientali della destinazione. Questa analisi consente di identificare e prevenire eventuali criticità, garantendo un viaggio più sicuro e consapevole.

• Rischi del viaggio:
  • Rischi legati al viaggio: effetti del jet lag, difficoltà motorie dopo lunghi spostamenti, mal d’aereo o mal di mare.
  • Trasporti e alloggi: sicurezza dei mezzi di trasporto, condizioni delle infrastrutture, affidabilità della struttura ricettiva.
  • Durata del viaggio: esposizione prolungata a determinati fattori di rischio, impatti climatici e stagionali.
• Rischi per la salute: condizioni mediche personali, necessità di vaccinazioni, rischio di malattie trasmissibili.
• Rischi legati alla destinazione: conflitti, atti di terrorismo, zone con elevata criminalità.
• Sicurezza personale: specifiche problematiche per donne e persone appartenenti alla comunità LGBTQ+.
• Condizioni ambientali: clima, altitudine, differenze tra aree urbane e rurali.
• Fattori individuali: età, sesso, nazionalità, viaggio in solitaria o in gruppo, percezione del rischio.

Il giusto studio e la giusta comunicazione di un valutazione del rischio può dare una panoramica chiara al viaggiatore su quello che potrebbe incontrare e quindi rassicurarlo.

E’ un procedimento che dev’essere effettuato in anticipo prima che il viaggiatore parta, in modo da poter analizzare tutti i fattori di rischio che si potrebbero incontrare.

Quando va valutato il travel risk assessment?

È fondamentale che il travel risk assessment venga effettuato con largo anticipo rispetto alla partenza, in modo da esaminare in dettaglio tutti i possibili fattori di rischio, compresa la situazione medica del viaggiatore.

Ecco alcune situazioni in cui l’analisi del rischio non è strettamente necessaria:

• Viaggi frequenti verso la stessa destinazione: se il viaggiatore si reca abitualmente in una determinata località e ne conosce bene le condizioni, un’ulteriore valutazione potrebbe non essere indispensabile, a meno che non siano intervenuti cambiamenti significativi di natura politica, economica o ambientale.
• Voli interni: quando il tragitto prevede uno spostamento nazionale di breve durata, specialmente se limitato al tragitto tra l’aeroporto e l’ufficio, i rischi potrebbero essere minimi. Tuttavia, se il soggiorno è prolungato o comporta spostamenti in aree sconosciute, è opportuno effettuare una verifica.
• Viaggi dell’ultimo minuto: in questi casi, sebbene sia sempre importante considerare le condizioni della destinazione, il tempo ridotto potrebbe non permettere un’analisi dettagliata. In queste circostanze, si effettua una valutazione rapida, focalizzandosi sugli aspetti più critici.

Quali sono gli aspetti da prendere in considerazione?

• Monitoraggio costante dei rischi geopolitici
• Cybersecurity rafforzata per i viaggiatori
• Gestione proattiva delle minacce climatiche
• Compliance con le nuove normative di viaggio
• Maggiore attenzione al benessere dei dipendenti in trasferta

Quali sono i rischi da prendere in considerazione per le donne e per la comunità LGBTQ+?

Quando si tratta di una donna a viaggiare per lavoro è necessario tenere conto di aspetti che solitamente non riguardano l’uomo, come per esempio:

• aggressioni e molestie sessuali
• furti di effetti personali

Infatti per quanto riguarda questa categoria, la valutazione del rischio va fatta in maniera più approfondita tenendo conto di:

• abitudini e leggi locali del paese in cui si va in viaggio
• come viene considerato il ruolo della donna nella società del paese in cui si va in viaggio
• condizioni fisiche e di salute
• sicurezza

Nei paesi di origine islamica, certi normalissimi comportamenti o usanze che la donna ha nella nostra società non sono tollerati e possono essere anche considerati illegali.

E’ quindi fondamentale che venga attuata una valutazione del rischio in maniera approfondita assicurandosi che non venga sottovalutato nulla.
Le indagini di Sap Concur e Wakefield Research presentano la seguente analisi:

• il 77% (più di due donne su quattro) hanno subito molestie o maltrattamenti durante i loro viaggi.
• Al 42% delle donne viene chiesto se viaggiano con il marito
• Il 38% delle donne viene ignorata dal personale dipendente di sesso maschile
• Il 31% delle donne riceve apprezzamenti inopportuni in ambiente lavorativo.

Secondo la ILGA World (lesbian, gay, trans and intersex association) ci sono ancora almeno 70 paesi nel mondo dove sono criminalizzate le relazioni omosessuali, soprattutto in Asia e Medio Oriente.

Quando un viaggiatore appartenente a questa comunità viene mandato in viaggio di lavoro ci sono degli aspetti da tenere in considerazione:

• l’atteggiamento della società nei confronti degli omosessuali
• il tasso dei crimini a stampo razzista
• le proteste a favore dell’eguaglianza a livello legale
• in alcuni alloggi non vengono accettate persone omosessuali
• impossibilità ad accedere ad alcuni servizi
• rischio di molestie da parte delle autorità

Molto spesso queste persone non hanno ufficialmente fatto coming out quindi potrebbe essere buona norma includere questo tipo di problemi nella policy specificando i rischi, le soluzioni, chi contattare in caso di dubbi (sarebbe inoltre adeguato avere all’interno dell’azienda una figura sensibile a questi temi a cui le persone si possano rivolgere senza sentirsi in pericolo e senza avere paura) in modo che uno abbia già quasi tutte le risposte in mano senza dover dichiarare il suo orientamento, se non si sente al sicuro.

Supporto ai viaggiatori

Nella policy deve essere citato chi nell’azienda è responsabile se dovesse succedere qualcosa oppure chi bisogna contattare in caso di incidenti.

Quindi dev’essere presente una sezione dove sono inseriti i numeri di telefono e i contatti di emergenza, come i viaggiatori devono segnalare eventuali incidenti e come l’azienda si attiverà nel gestire questi episodi.

Come formare i dipendenti

E’ importante che i viaggiatori siano ben informati dei rischi che possono incontrare in ogni viaggio ma che soprattutto ne siano consapevoli.

L’azienda dovrebbe tenere dei corsi di formazione ed educazione al rischio per verificare che i propri dipendenti, oltre ad essere pronti ad andare in viaggio, siano anche realmente preparati a risolvere ogni inconveniente.

Come già anticipato, la formazione delle dipendenti donne e comunità LGBTQ+ va trattata con un’attenzione diversa.
Aspetti importanti da valutare sono:

• Pianificazione pre-viaggio
• Pianificazione delle comunicazioni
• Sicurezza del trasporto e dell’alloggio
• Situazioni mediche
• Gestione di un’eventuale crisi

Cosa può fare BizAway per la tua travel risk management policy?

Nella piattaforma di BizAway potrai trovare una mappa dinamica, grazie alla partnership con Riskline, che ti fornisce informazioni su dove si trovano e quali lavoratori sono in viaggio, in caso di necessità.
I viaggiatori riceveranno anche degli alert in tempo reale se si dovessero trovare in situazioni di rischio.

Inoltre BizAway ti offre supporto 24/7 per qualsiasi necessità.

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