Qu’est-ce que le travel risk management?

Une politique de gestion des risques liés aux voyages est un ensemble de protocoles et d’outils conçus pour atténuer les risques associés aux déplacements professionnels.

Elle doit inclure des indications sur l’évaluation des risques (ou travel risk assessment), mais aussi sur le duty of care (ou devoir de diligence), c’est-à-dire la responsabilité de l’entreprise de veiller au bien-être de ses employés. (Nous en parlons ici).

Qui rédige une politique de gestion des risques liés aux voyages ?

La politique de travel risk management est rédigée par le travel manager ou le responsable de sécurité.  En l’absence de ces deux figures, c’est la responsabilité du département administratif ou des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’une évaluation des risques liés aux voyages ?

L’évaluation des risques liés aux voyages est le processus d’analyse des risques potentiels auxquels un voyageur peut être confronté lors d’un déplacement professionnel, en tenant compte des spécificités géopolitiques, socio-économiques et environnementales de la destination. Cette analyse permet d’identifier et de prévenir les éventuelles difficultés, garantissant ainsi un voyage plus sûr et plus serein.

• Risques liés au voyage :
  • Risques de déplacement : effets du décalage horaire, difficultés motrices après de longs trajets, mal de l’air ou de mer.
  • Transports et hébergements : sécurité des moyens de transport, état des infrastructures, fiabilité de l’hébergement.
  • Durée du voyage : exposition prolongée à certains facteurs de risque, impacts climatiques et saisonniers.
• Risques sanitaires : conditions médicales personnelles, besoin de vaccins, risques de maladies transmissibles.
• Risques liés à la destination : conflits, actes terroristes, zones à forte criminalité.
• Sécurité personnelle : problématiques spécifiques pour les femmes et les personnes LGBTQ+.
• Conditions environnementales : climat, altitude, différences entre zones urbaines et rurales.
• Facteurs individuels : âge, sexe, nationalité, voyage seul ou en groupe, perception du risque.

Une étude approfondie et une communication claire de l’évaluation des risques peuvent offrir au voyageur une vue d’ensemble rassurante sur ce qu’il pourrait rencontrer.

Il s’agit d’un processus qui doit être effectué avant le départ, afin d’analyser tous les facteurs de risque.

Quand doit-on réaliser l’évaluation des risques du voyage?

Il est essentiel que l’évaluation soit réalisée bien avant le départ, pour examiner en détail tous les facteurs de risque possibles, y compris la situation médicale du voyageur.

Voici quelques situations où l’analyse n’est pas strictement nécessaire :

• Voyages fréquents vers la même destination : si le voyageur se rend régulièrement dans un lieu et le connaît bien, une nouvelle évaluation peut ne pas être indispensable, sauf en cas de changements politiques, économiques ou environnementaux importants.
• Vols internes : si le trajet est court et national, notamment entre l’aéroport et le bureau, les risques peuvent être minimes. Toutefois, si le séjour est prolongé ou implique des déplacements en zones inconnues, une vérification est recommandée.
• Voyages de dernière minute : bien qu’il soit toujours important de prendre en compte les conditions de la destination, le temps réduit peut ne pas permettre une analyse détaillée. Dans ce cas, une évaluation rapide est réalisée, axée sur les aspects les plus critiques.

Quels aspects doivent être pris en compte ?

• Surveillance constante des risques géopolitiques
• Cybersécurité renforcée pour les voyageurs
• Gestion proactive des menaces climatiques
• Conformité aux nouvelles réglementations de voyage
• Attention accrue au bien-être des employés en déplacement

Quels risques y’a-t-il à prendre en considération pour les femmes et la communauté LGBTI?

Quand il s’agit d’une femme lors du voyage, il est nécessaire de tenir compte d’aspects dont nous n’avons pas l’habitude de nous préaucuper pour les hommes, comme par exemple:

• Agression sexuelle et harcèlement;
• Vol d’objets personnels.

De fait, dans cette rubrique, l’évaluation des risques doit se réaliser en profondeur en prenant en compte:

• Les coutumes et les lois du pays où vous voyagez;
• Comment est considéré le rôle de la femme dans la société du pays de destination;
• Conditions physiques et de santé;
• Sécurité

Dans les pays d’origine islamique, certains comportements ou coutumes normaux pour les femmes dans notre société ne sont pas tolérés et peuvent même être considérés comme illégaux.

Donc il est crucial de mener à bien une évaluation exhaustive des risques pour garantir que rien n’a été oublié. Les enquêtes de Sap Concur et Wakefield Research présentent l’analyse suivante:

• 77 % (plus de deux femmes sur quatre) ont subi des harcèlements ou mauvais traitements lors de leurs voyages.
• 42 % sont interrogées sur la présence de leur mari.
• 38 % sont ignorées par le personnel masculin.
• 31 % reçoivent des remarques déplacées sur leur lieu de travail.

Selon la ILGA World (association de lesbiennes, gays, transgenres et intersexes) il y a encore, au moins, 70 pays dans le monde où les relations entre personnes du même sexe sont punies, principalement en Asie et au Moyen-Orient.

Quand un voyageur appartenant à cette communauté est envoyé en voyage d’affaire il y a des aspects à prendre en compte:

• L’attitude de la société envers les homosexuels;
• Indices de délinquance raciste;
• Manifestations pour l’égalité juridique;
• Certains logements qui n’acceptent pas les personnes homosexuelles;
• Manque d’accès à certains services;
• Risque de harcèlement de la part des autorités

Souvent, ces personnes ne sont pas officiellement sorties du placard, c’est pourquoi il pourrait être une bonne idée d’inclure ce type de problèmes dans la politique, en spécifiant les risques, les solutions, à qui se référer en cas de doutes (il serait également utile de disposer d’une personne au sein de l’entreprise qui soit sensible à ces questions et à laquelle les gens peuvent s’adresser sans se sentir en danger et sans avoir peur) pour avoir déjà presque toutes les réponses en main sans avoir à déclarer son orientation s’il ne se sent pas rassuré.

Aide au voyage

La politique en question doit indiquer qui est le responsable au sein de l’entreprise, dans le cas où il se passerait quelque chose ou à qui se référer en cas d’incident.

Pour cela, il faut inclure une section dans laquelle se trouve les numéros de téléphone et les contacts d’urgence, la manière dont les voyageurs doivent notifier les incidents et la façon dont l’entreprise traite ces incidents.

Comment former les employés?

Il est important que les voyageurs soient bien informés des risques encourus en quelconque voyage, mais par-dessus tout qu’ils les connaissent.

Les entreprises doivent réaliser des cours de formation et de sensibilisation aux risques pour s’assurer que leurs employés soient prêts à partir en voyage, mais aussi à faire face à tout désagrément.

Comme nous l’avons mentionné, la formation des employées et des membres de la communauté LGBTI doit être traitée avec une procédure différente. Les aspects importants à évaluer sont:

• Planification anticipée des voyages;
• Planification de la communication;
• Sécurité des transports et du logement;
• Situations médicales;
• Gestion de crise

Que peut faire BizAway pour votre politique de travel risk management?

Sur la plateforme BizAway, grâce à son partenariat avec Riskline, vous disposez d’une carte dynamique indiquant où se trouvent vos employés et qui est actuellement en déplacement, en cas de besoin. Les voyageurs reçoivent également des alertes en temps réel s’ils se trouvent dans des situations à risque. De plus, BizAway vous offre une assistance 24h/24 et 7j/7 pour toute nécessité.