¿Qué es la travel risk management?

Una Política de Gestión de Riesgos de Viaje es un conjunto de protocolos y herramientas diseñados para mitigar los riesgos relacionados con los viajes de negocios.

Debe contener indicaciones sobre la evaluación de riesgos (o travel risk assessment), así como sobre el duty of care (también conocido como deber de diligencia), es decir, la responsabilidad de la empresa de cuidar a sus empleados. (Lo explicamos aquí).

¿Quién elabora una política de gestión de riesgos en los viajes?

La política de la travel risk management es redactada por el travel manager o el responsable de seguridad. En ausencia de estas dos figuras, es responsabilidad del departamento administrativo o de recursos humanos.

¿Qué es la evaluación de riesgos en los viajes?

La evaluación de riesgos de viaje es el proceso de valorar los posibles riesgos que un viajero podría encontrar durante un desplazamiento laboral, teniendo en cuenta las especificidades geopolíticas, socioeconómicas y ambientales del destino. Este análisis permite identificar y prevenir eventuales problemas, garantizando un viaje más seguro y consciente.

• Riesgos del viaje:
  • Riesgos relacionados con el viaje: efectos del desfase horario, dificultades de movilidad tras largos desplazamientos, mareos en avión o barco.
  • Transportes y alojamientos: seguridad de los medios de transporte, estado de las infraestructuras, fiabilidad del alojamiento.
  • Duración del viaje: exposición prolongada a determinados factores de riesgo, impactos climáticos y estacionales.
• Riesgos para la salud: condiciones médicas personales, necesidad de vacunas, riesgo de enfermedades transmisibles.
• Riesgos del destino: conflictos, actos de terrorismo, zonas de alta criminalidad.
• Seguridad personal: problemas específicos para mujeres y personas de la comunidad LGBTQ+.
• Condiciones ambientales: clima, altitud, diferencias entre zonas urbanas y rurales.
• Factores individuales: edad, género, nacionalidad, viaje en solitario o en grupo, percepción del riesgo.

Un estudio adecuado y una buena comunicación de la evaluación de riesgos pueden ofrecer al viajero una visión clara de lo que podría enfrentar, proporcionándole tranquilidad.

Es un procedimiento que debe realizarse antes del viaje, para poder analizar todos los factores de riesgo.

¿Cuándo debe realizarse la evaluación de riesgos en los viajes?

Es fundamental que la evaluación de riesgos se realice con suficiente antelación respecto a la salida, para examinar en detalle todos los factores de riesgo, incluida la situación médica del viajero.

A continuación, algunas situaciones donde el análisis no sería estrictamente necesario:

• Viajes frecuentes al mismo destino: si el viajero acude habitualmente a un lugar concreto y conoce bien sus condiciones, podría no ser necesario realizar otra evaluación, salvo cambios políticos, económicos o ambientales relevantes.
• Vuelos internos: si se trata de un desplazamiento nacional breve, especialmente entre el aeropuerto y la oficina, los riesgos pueden ser mínimos. Sin embargo, si la estancia se alarga o implica desplazamientos en zonas desconocidas, es recomendable revisar.
• Viajes de última hora: aunque siempre es importante considerar las condiciones del destino, el tiempo reducido puede impedir un análisis detallado. En estos casos, se realiza una evaluación rápida, enfocada en los aspectos más críticos.

¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta?

• Monitoreo constante de riesgos geopolíticos
• Ciberseguridad reforzada para los viajeros
• Gestión proactiva de amenazas climáticas
• Cumplimiento de nuevas normativas de viaje
• Mayor atención al bienestar de empleados en viaje

¿Qué riesgos hay que tener en cuenta para las mujeres y la comunidad LGBTI?

Cuando se trata de una mujer que viaja por trabajo, es necesario tener en cuenta aspectos que no suelen preocupar a los hombres, como por ejemplo:

• Agresión sexual y acoso;
• Robo de objetos personales.

De hecho, en lo que respecta a esta categoría, la evaluación de riesgos debe realizarse de forma más profunda teniendo en cuenta:

• Las costumbres y leyes locales del país al que se viaja;
• Cómo se considera el papel de la mujer en la sociedad del país de destino;
• Condiciones físicas y de salud;
• Seguridad

En los países de origen islámico, ciertos comportamientos o costumbres muy normales de las mujeres en nuestra sociedad no se toleran e incluso pueden considerarse ilegales.

Por lo tanto, es crucial que se lleve a cabo una evaluación de riesgos exhaustiva para garantizar que no se subestime nada. Las encuestas de Sap Concur y Wakefield Research presentan el siguiente análisis:

• El 77% (más de dos de cada cuatro mujeres) ha sufrido acoso o maltrato durante sus viajes;
• Al 42% se les pregunta si viajan con su esposo.
• Al 38% se les ignora por parte del personal masculino.
• El 31% recibe comentarios inapropiados en el entorno laboral.

Según la ILGA World (asociación de lesbianas, gays, transexuales e intersexuales) todavía hay, al menos, 70 países en el mundo donde las relaciones entre personas del mismo sexo están penalizadas, principalmente en Asia y Oriente Medio.

Cuando un viajero perteneciente a esta comunidad es enviado a un viaje de negocios hay aspectos que hay que tener en cuenta:

• La actitud de la sociedad hacia los homosexuales;
• Índices de delincuencia racista;
• Protestas a favor de la igualdad jurídica;
• Algunos alojamientos no aceptan a las personas homosexuales;
• Falta de acceso a determinados servicios;
• Riesgo de acoso por parte de las autoridades

Muy a menudo estas personas no han salido oficialmente del armario, por lo que podría ser una buena idea incluir este tipo de problemas en la política, especificando los riesgos, las soluciones, a quién dirigirse en caso de dudas (también sería conveniente tener una persona dentro de la empresa que sea sensible a estos temas y a la que la gente pueda dirigirse sin sentirse en peligro y sin tener miedo) para tener ya casi todas las respuestas en la mano sin tener que declarar su orientación si no se siente segura.

Ayuda al viajero

La política en cuestión debe indicar quién es el responsable, dentro la empresa, en el caso de que suceda algo o a quién dirigirse si hay cualquier accidente.

Por ello, debe haber una sección en la que se incluyan los números de teléfono y los contactos de emergencia, la forma en que los viajeros deben notificar los accidentes y la forma en qué la empresa tratará estos accidentes.  

¿Cómo formar a los empleados?

Es importante que los viajeros estén bien informados de los riesgos que pueden encontrar en cualquier viaje, pero sobre todo que los conozcan.

La empresa debe realizar cursos de formación y educación sobre riesgos para verificar que sus empleados, además de estar preparados para salir de viaje, también lo están para resolver cualquier inconveniente.

Como ya se ha mencionado, la formación de las empleadas y del colectivo LGBTI debe tratarse con un enfoque diferente. Los aspectos importantes a evaluar son:

• Planificación previa al viaje;
• Planificación de la comunicación;
• Seguridad del transporte y del alojamiento;
• Situaciones médicas
• Gestión de crisis

¿Qué puede hacer BizAway por tu política de la travel risk management?

En la plataforma de BizAway, gracias a su colaboración con Riskline, puedes acceder a un mapa dinámico que muestra dónde están y quiénes son los empleados en viaje, en caso de necesidad. Los viajeros también recibirán alertas en tiempo real si se encuentran en situaciones de riesgo. Además, BizAway ofrece asistencia 24/7 para cualquier necesidad.

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