Una business travel app è un'applicazione che consente ad aziende e dipendenti di prenotare, approvare e gestire i viaggi di lavoro da un unico strumento, semplificando i processi e riducendo tempi e costi amministrativi.

In questa guida analizziamo le 10 migliori app e software per la gestione dei viaggi aziendali del 2026, confrontandoli sulla base di sette criteri concreti, dall'ampiezza dell'inventario alla qualità dell'assistenza. L'articolo è pensato per travel manager, CFO, office manager e per chiunque debba scegliere o sostituire lo strumento con cui la propria azienda organizza le trasferte.

Cos'è un software per la gestione dei viaggi aziendali

Un software per la gestione dei viaggi aziendali, noto anche come business travel app, è una piattaforma che centralizza in un unico ambiente digitale tutte le principali attività legate alle trasferte: prenotazione di voli, treni, hotel e autonoleggi, applicazione della travel policy, flussi di approvazione e gestione delle spese di viaggio.

In pratica, sostituisce tre processi che tradizionalmente vengono gestiti separatamente: la prenotazione, effettuata tramite siti consumer o agenzie di viaggio; il controllo della conformità alla travel policy, spesso svolto manualmente; e la gestione amministrativa di fatture e note spese.

Le soluzioni oggi disponibili possono essere suddivise in tre principali categorie:

• piattaforme per la prenotazione e la gestione end-to-end delle trasferte;
• software specializzati nella gestione delle note spese;
• servizi di travel management company (TMC) con una forte componente tecnologica.

In questa guida ci concentriamo sulle prime due tipologie. Se invece vuoi approfondire quando conviene affidarsi a una travel management company, puoi consultare la nostra guida dedicata.

Come abbiamo scelto: i criteri di valutazione

Per confrontare le diverse soluzioni in modo oggettivo abbiamo utilizzato sette criteri di valutazione, gli stessi che consigliamo di prendere in considerazione quando si sceglie un software per la gestione dei viaggi aziendali.

Inventario

Abbiamo valutato l'ampiezza dell'offerta disponibile all'interno della piattaforma: numero di compagnie aeree, hotel, tratte ferroviarie e società di autonoleggio prenotabili, con particolare attenzione alla presenza delle compagnie low cost, spesso fondamentali per ottimizzare i costi delle trasferte.

Automazione delle travel policy

Un buon software deve consentire di configurare regole e limiti di spesa una sola volta e applicarli automaticamente a ogni prenotazione. Questo riduce gli errori, migliora la conformità alle policy aziendali e semplifica la gestione delle trasferte.

Flussi di approvazione

Abbiamo considerato la capacità delle soluzioni di automatizzare il processo di approvazione, indirizzando ogni richiesta alla persona responsabile senza ricorrere a email, fogli di calcolo o procedure manuali.

Supporto

La qualità dell'assistenza è un elemento determinante nella gestione dei viaggi di lavoro. Per questo abbiamo valutato la disponibilità del supporto (24/7 oppure solo negli orari d'ufficio), le lingue offerte e, soprattutto, se l'assistenza viene fornita da un team di persone o esclusivamente tramite chatbot.

Gestione delle spese e fatturazione

Sono stati analizzati gli strumenti dedicati alla fatturazione centralizzata, all'integrazione con i sistemi contabili, alla gestione di organizzazioni multi-entità e multi-valuta e alle funzionalità che semplificano il controllo delle spese di trasferta.

Flessibilità

Quando un viaggio cambia all'ultimo momento, poter modificare o cancellare facilmente una prenotazione diventa fondamentale. Per questo abbiamo valutato le condizioni di modifica e cancellazione offerte da ciascuna soluzione.

Trasparenza dei costi

Infine, abbiamo preso in considerazione il modello di pricing, privilegiando le soluzioni che adottano costi chiari e facilmente prevedibili, sia che si tratti di un abbonamento, di una fee per transazione o di un modello gratuito con markup espliciti.

Le 7 migliori app per la gestione dei viaggi aziendali

1. BizAway

BizAway è una piattaforma di business travel management che consente di gestire l'intero ciclo delle trasferte aziendali da un unico ambiente: prenotazioni, travel policy, flussi di approvazione e gestione delle spese. Oggi è scelta da oltre 2.000 aziende in tutto il mondo.

Uno degli elementi che la distingue maggiormente è il modello di assistenza. Dietro la chat non c'è un chatbot, ma un team interno di specialisti, multilingua e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, pronto a intervenire quando un imprevisto rende necessario un supporto immediato.

L'inventario comprende oltre 1,4 milioni di strutture ricettive, più di 500 compagnie aeree, incluse le low cost, oltre 25 operatori ferroviari e più di 300 società di autonoleggio, offrendo alle aziende un risparmio medio del 25% sui costi di viaggio.

Con BizzyFlex, inoltre, è possibile prenotare in anticipo mantenendo una maggiore flessibilità grazie alla possibilità di cancellare le prenotazioni senza penali entro le condizioni previste dal servizio. Travel policy e flussi di approvazione vengono configurati una sola volta e applicati automaticamente a ogni prenotazione.

La soluzione include anche fatturazione centralizzata a livello globale, servizi per il recupero dell'IVA e strumenti dedicati al travel risk management. BizAway è inoltre una Società Benefit, certificata B Corp e ISO 27001.

Ideale per: PMI e aziende mid-market europee che desiderano una soluzione self-service senza rinunciare al supporto di un team umano.

• Travel policy e flussi di approvazione automatizzati.
• Supporto umano interno multilingua disponibile 24/7.
• BizzyFlex per una maggiore flessibilità nelle cancellazioni e servizi di recupero IVA.

Pro: assistenza umana interna, forte specializzazione nel mercato europeo e italiano, fatturazione centralizzata multi-entità.

Contro: essendo una soluzione completa, può risultare più articolata del necessario per freelance o professionisti che viaggiano solo occasionalmente.

2. TravelPerk

TravelPerk è una piattaforma di corporate travel tra le più diffuse in Europa, con sede a Barcellona. Offre un ampio inventario di soluzioni per le trasferte aziendali e mette a disposizione FlexiPerk, il servizio che permette di cancellare le prenotazioni recuperando gran parte dell'importo sostenuto.

La piattaforma include funzionalità per la gestione delle travel policy, strumenti di reportistica e GreenPerk, il programma dedicato alla compensazione delle emissioni di CO₂.

Ideale per: PMI e scale-up che desiderano gestire le prenotazioni in autonomia.

Pro: inventario esteso, buona flessibilità nelle cancellazioni e interfaccia intuitiva.

Contro: il supporto è organizzato su larga scala e le fee applicate alle prenotazioni possono incidere sui costi per le aziende con volumi elevati. Le funzionalità più avanzate per la gestione delle spese sono disponibili attraverso moduli aggiuntivi.

3. Navan (ex TripActions)

Navan riunisce in un'unica soluzione la gestione dei viaggi aziendali e delle spese, puntando su automazione, intelligenza artificiale e carte di pagamento aziendali integrate che semplificano la riconciliazione delle spese.

Il modello freemium rende la piattaforma accessibile anche a organizzazioni di dimensioni contenute.

Ideale per: aziende mid-market che desiderano gestire viaggi e spese con un unico strumento.

Pro: elevato livello di automazione, esperienza utente moderna e forte integrazione tra trasferte e gestione finanziaria.

Contro: la presenza e il supporto risultano più consolidati nel mercato statunitense, mentre la copertura dell'inventario europeo, in particolare per trasporto ferroviario e compagnie low cost, può essere meno ampia rispetto ai provider specializzati nel mercato europeo.

4. SAP Concur

SAP Concur rappresenta una delle soluzioni di riferimento per le grandi aziende che necessitano di processi strutturati e di elevati standard di compliance.

La piattaforma integra prenotazione dei viaggi, gestione delle note spese con riconoscimento OCR delle ricevute e collegamento nativo con gli ERP SAP, facilitando il controllo amministrativo e finanziario delle trasferte.

Ideale per: grandi aziende e multinazionali che utilizzano l'ecosistema SAP.

Pro: funzionalità complete, elevato livello di compliance e integrazione avanzata con gli ERP.

Contro: implementazione complessa, tempi di adozione più lunghi e un'interfaccia che può risultare meno intuitiva rispetto alle soluzioni più recenti. Per molte PMI rappresenta una soluzione più articolata del necessario.

5. Amex GBT (Egencia)

Egencia, oggi parte di American Express Global Business Travel, combina una piattaforma tecnologica con i servizi di una travel management company internazionale.

La soluzione offre supporto continuativo, strumenti dedicati al duty of care e una copertura globale pensata per le aziende con viaggiatori distribuiti in diversi Paesi.

Ideale per: aziende enterprise con programmi di viaggio internazionali e complessi.

Pro: rete globale, servizi TMC completi e assistenza dedicata.

Contro: struttura contrattuale e costi più adatti alle grandi organizzazioni rispetto alle realtà che cercano maggiore semplicità e flessibilità.

6. BCD TripSource

TripSource è l'app dedicata ai viaggiatori sviluppata da BCD Travel, una delle principali travel management company a livello internazionale.

Consente di consultare itinerari centralizzati, ricevere notifiche in tempo reale e gestire le prenotazioni effettuate attraverso i servizi BCD.

Ideale per: dipendenti di aziende che hanno già affidato la gestione delle trasferte a BCD Travel.

Pro: integrazione completa con i servizi della TMC e accesso centralizzato alle informazioni di viaggio.

Contro: non è una soluzione indipendente e può essere utilizzata solo dalle aziende che hanno un contratto attivo con BCD.

7. Booking.com for Business

Booking.com for Business è la versione dedicata alle aziende della nota piattaforma di prenotazione, progettata per offrire un accesso semplice e immediato alla gestione delle trasferte.

Include tariffe dedicate al segmento business, programmi fedeltà e assistenza erogata tramite CWT.

Ideale per: microimprese e piccole aziende che desiderano iniziare a gestire i viaggi di lavoro con uno strumento semplice.

Pro: utilizzo gratuito, esperienza d'uso familiare e implementazione rapida.

Contro: le funzionalità dedicate alla gestione delle travel policy, ai flussi di approvazione e alla fatturazione centralizzata sono più limitate rispetto alle piattaforme specializzate nella gestione completa dei viaggi aziendali. Inoltre, l'offerta rimane strettamente legata all'ecosistema Booking.

Le migliori app per la gestione delle spese di viaggio

Se l'esigenza principale della tua azienda non è la prenotazione delle trasferte, ma il controllo e la rendicontazione delle spese, esistono soluzioni specializzate che si integrano facilmente con le principali piattaforme di business travel.

8. Spendesk

Spendesk è una piattaforma di spend management che consente di gestire le spese aziendali attraverso carte fisiche e virtuali, flussi di approvazione e riconciliazione contabile automatizzata.

Ideale per: team Finance che desiderano avere un controllo completo sulla spesa aziendale, non limitandosi ai soli viaggi di lavoro.

9. Zoho Expense

Zoho Expense è una soluzione pensata per semplificare la gestione delle note spese. Include la scansione delle ricevute, l'applicazione delle policy di spesa e l'integrazione con l'ecosistema Zoho e con i principali software gestionali.

Ideale per: PMI che cercano una soluzione completa mantenendo sotto controllo il budget.

10. Fyle

Fyle permette di gestire le spese in tempo reale grazie all'integrazione diretta con carte Visa, Mastercard e American Express, automatizzando gran parte del processo di riconciliazione.

Ideale per: aziende che utilizzano numerose carte aziendali, in particolare nei mercati statunitensi.

App di prenotazione, gestione spese o TMC: cosa serve alla tua azienda?

La soluzione più adatta dipende principalmente dal numero di trasferte e dal livello di organizzazione interna dell'azienda.

Come riferimento pratico:

• Meno di 5 trasferte al mese: una soluzione gratuita o consumer può essere sufficiente, accettando però una gestione manuale delle spese e della rendicontazione.
• Da 5 a oltre 100 trasferte al mese: è la fascia in cui una piattaforma end-to-end come BizAway inizia a generare un ritorno concreto. L'automazione delle approvazioni, della fatturazione e della travel policy consente infatti di ridurre sensibilmente il tempo dedicato alle attività amministrative.
• Esigenze internazionali o particolarmente complesse: se l'azienda organizza eventi, viaggi di gruppo oppure opera su mercati globali, può essere preferibile scegliere una travel management company oppure una piattaforma che integri servizi TMC.

Prima di introdurre qualsiasi soluzione tecnologica, è comunque importante definire una travel policy chiara. Se la tua azienda non ne ha ancora una, rappresenta il punto di partenza per automatizzare in modo efficace la gestione delle trasferte. Puoi approfondire l'argomento nella nostra guida dedicata, completa di modello scaricabile.

Perché le aziende scelgono BizAway

"Dietro la chat non c'è un chatbot: c'è una persona reale che legge la tua richiesta e risolve il problema entro 3-4 minuti." — Federico Capellaro Siletti, Travel Manager, Gruppo Sella

"Grazie a BizAway siamo riusciti a centralizzare con successo la gestione dei viaggi aziendali in più Paesi su un'unica piattaforma altamente efficiente." — Liliana Nesti, Travel Manager, Menarini

"Abbiamo scelto BizAway per tre motivi principali: semplificare la gestione dei viaggi, ottimizzare i costi e ridurre il carico amministrativo." — Alessandro Braga, Chief Digital Officer, Talent Garden

Domande frequenti

Qual è la migliore app per i viaggi aziendali?

Non esiste una soluzione valida per tutte le aziende: la scelta dipende dal volume delle trasferte, dalla complessità dei processi e dalle esigenze organizzative.

Per PMI e aziende mid-market europee che cercano un'unica soluzione per gestire prenotazioni, travel policy e spese, con il supporto di un team umano disponibile 24/7, BizAway rappresenta una delle opzioni più complete. Le grandi aziende con un'infrastruttura SAP consolidata continuano invece a scegliere spesso SAP Concur, mentre chi necessita principalmente di gestire le note spese può orientarsi verso soluzioni dedicate come Zoho Expense.

Quanto costa un software di gestione viaggi aziendali?

I modelli di pricing variano in base al fornitore.

Esistono soluzioni gratuite che generano ricavi attraverso le prenotazioni, come Booking.com for Business; piattaforme che applicano una commissione per ogni viaggio, come TravelPerk; software con abbonamento per utente, come Zoho Expense e Fyle; e soluzioni su preventivo, come BizAway o SAP Concur, che personalizzano il costo in funzione del volume delle trasferte e delle esigenze dell'azienda.

Nella valutazione è importante considerare anche il ritorno sull'investimento. Grazie a tariffe negoziate, automazione della travel policy e riduzione delle attività amministrative, una piattaforma può contribuire a ridurre i costi di viaggio fino al 25%.

Che differenza c'è tra una business travel app e una TMC?

Una business travel app è uno strumento che permette all'azienda di prenotare e gestire i viaggi in autonomia attraverso una piattaforma digitale.

Una travel management company (TMC), invece, offre anche servizi di consulenza, assistenza e gestione operativa delle trasferte.

Oggi il confine tra i due modelli è sempre meno marcato: molte soluzioni, come BizAway, integrano la tecnologia di una piattaforma con i servizi tipici di una TMC, combinando automazione e supporto umano disponibile 24 ore su 24.

Come si integra il software di viaggio con la gestione delle spese?

Le piattaforme di gestione end-to-end includono spesso funzionalità di fatturazione centralizzata e, in alcuni casi, strumenti per il recupero dell'IVA, riducendo la necessità di gestire manualmente le note spese.

Per le spese che restano a carico del viaggiatore, come pasti, taxi o piccoli acquisti durante la trasferta, l'integrazione avviene generalmente tramite esportazioni contabili o connettori dedicati verso software di gestione delle spese, come Spendesk o Zoho Expense.