Menarini, leader globale nel settore farmaceutico con operazioni in oltre 140 Paesi, si ritrovava ad affrontare sfide nella gestione dei viaggi aziendali a causa di processi frammentati e utilizzo di diverse piattaforme e agenzie. L’esigenza dell’azienda era la ricerca di una soluzione che potesse unificare e semplificare le operazioni di viaggio su scala globale.

La sfida: unificare la gestione dei viaggi aziendali a livello globale

Prima di utilizzare BizAway, Menarini si trovava ad affrontare diverse problematiche:

• Sistemi e fornitori differenti e standard non uniformi
  Ogni paese gestiva i viaggi con processi diversi, creando inefficienze e una mancanza di coerenza nella supervisione globale.
• Difficoltà di coordinamento
  L’assenza di uno strumento unico rendeva difficile coordinare le prenotazioni e offrire supporto ai viaggiatori nelle diverse regioni, a causa dell’utilizzo di diversi fornitori e sistemi per ogni singolo paese.
• Supporto limitato ai viaggiatori
  A causa di procedure frammentate, fornire un supporto coerente ai viaggiatori in tutto il mondo risultava complicato, causando ritardi e difficoltà, specialmente durante i cambiamenti urgenti e dell’ultimo minuto.

La soluzione: BizAway unifica e semplifica la gestione globale dei viaggi

Grazie a BizAway Menarini sta con successo implementando nuovi processi, travel policy e strumenti per la gestione del Business Travel alle filiali estere, che mano a mano stanno aderendo, rendendo così concreto il processo di scalabilità e globalizzazione nel settore servizi che l’azienda ricercava.
Le procedure di gestione dei viaggi su una piattaforma unica si  sta gradualmente centralizzando miglioramenti significativi in termini di controllo ed efficienza:

• Gestione unificata dei viaggi:
  Menarini sta integrando tutti i sistemi locali in un’unica piattaforma, offrendo una supervisione globale e un approccio standardizzato alla gestione dei viaggi aziendali.
• Coordinamento globale migliorato
  Menarini può ora coordinare facilmente i viaggi, garantendo prestazioni fluide e una reportistica coerente, applicando politiche di viaggio standardizzate.
• Gestione semplificata delle prenotazioni
  I dipendenti Menarini possono ora prenotare voli, hotel, treni e altri servizi di viaggio rapidamente, riducendo la complessità e il carico amministrativo a livello di ogni team regionale.
• Supporto ai viaggiatori
  Il supporto 24/7 offerto da BizAway assicura che i dipendenti ricevano assistenza ovunque si trovino, riducendo interruzioni nei viaggi e migliorando l’esperienza complessiva.

I risultati

Grazie a BizAway, Menarini ha già registrato risultati tangibili nelle regioni dove il sistema è stato implementato:

• Maggiore efficienza operativa
  Le attività amministrative relative ai viaggi sono state ridotte del 40%, liberando i team locali dai processi manuali e dispendiosi in termini di tempo.
• Controllo dei costi
  Con una visione completa delle spese globali per i viaggi, Menarini è riuscita a ridurre i costi complessivi del 22%, ottimizzando le spese grazie a dati e analisi in tempo reale.
• Miglioramento dell’esperienza dei viaggiatori
  I dipendenti ora beneficiano di processi di prenotazione semplificati e di un supporto multilingua 24/7, migliorando significativamente l’esperienza di viaggio.

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