Gruppo Sella

Een vooruitstrevende bankgroep

Gruppo Sella is een bankgroep met een sterke focus op innovatie en de efficiëntie van interne processen. Zakenreisbeheer is een strategische activiteit waarbij tal van medewerkers betrokken zijn en die snelheid, controle en flexibiliteit vereist.

De uitdaging: van traditioneel reisbeheer naar een slimmere aanpak

Na meer dan 10 jaar traditioneel reisbeheer had Gruppo Sella de behoefte om te evolueren naar een moderner en gestroomlijnder model. Concreet waren de doelstellingen:

• Een self-bookingsysteem introduceren.
• De betrokkenheid van het reiskantoor verminderen.
• De time-to-market van boekingen verbeteren.
• Kosten optimaliseren, zowel directe als procesgerelateerde.
• Naleving van het bedrijfsreisbeleid waarborgen.

“Achter de chat zit geen chatbot: er is een persoon die binnen 3-4 minuten het verzoek leest en het probleem oplost.”

De oplossing: een naadloze overgang naar self-booking

Gruppo Sella koos voor BizAway om het boekingsproces voor zakenreizen volledig te digitaliseren.

Na een korte testfase was de implementatie uiterst eenvoudig: het uploaden van gebruikersprofielen, het versturen van de link naar gebruikers en directe activatie. Medewerkers begonnen meteen zelfstandig te boeken, zonder dat training of handleidingen nodig waren.

De resultaten: efficiëntie, besparingen en volledige controle

• Onmiddellijke adoptie en gebruiksgemak

Het platform viel op door zijn intuïtieve karakter: er was geen noodzaak om handleidingen te creëren of te verspreiden. Gebruikers begonnen de tool meteen vlot en zelfstandig te gebruiken, zonder moeilijkheden of ondersteuningsverzoeken.

• Self-booking en hogere operationele efficiëntie.

De overstap naar self-booking elimineerde bijna volledig de betrokkenheid van het reiskantoor, waardoor medewerkers in real time konden boeken, precies wanneer nodig.

Dit verbeterde de snelheid van het proces en de gebruikerservaring aanzienlijk.

• Kostenreductie op meerdere niveaus

De economische voordelen kwamen tot uiting op twee hoofdvlakken:

• Directe besparingen: dankzij een breed aanbod en competitieve prijzen, vooral voor hotels.
• Procesbesparingen:
• Procesbesparingen:
  • Vermindering van de operationele werklast van het reiskantoor
  • Herverdeling van interne middelen naar activiteiten met hogere toegevoegde waarde
  • Eliminatie van prijsstijgingen door vertraagde boekingen

Daarnaast zorgde de integratie van reeds door Gruppo Sella onderhandelde contracten (voor treinen en kortetermijnautoverhuur) voor continuïteit in de economische voorwaarden.

• Controle en naleving van het reisbeleid.

Dankzij de geïntegreerde goedkeuringsworkflow kon Gruppo Sella zijn reisbeleid volledig binnen het platform repliceren, waardoor naleving van budgetlimieten werd gewaarborgd en de kostencontrole verder werd verbeterd.

• Snelle ondersteuning en optimalisatie van interne processen
  Ondersteuning wordt rechtstreeks beheerd via de geïntegreerde chat in het platform, met echte medewerkers die binnen enkele minuten reageren.

• Dit heeft het aantal verzoeken aan het reiskantoor drastisch verminderd, waardoor geen interne middelen meer nodig zijn voor ondersteuning en extra operationele besparingen worden gerealiseerd.

De implementatie van BizAway heeft geleid tot een efficiënter, autonomer en schaalbaar reisbeheersysteem.

Vandaag profiteert Gruppo Sella van een vereenvoudigd proces, meer kostencontrole en een verbeterde gebruikerservaring, terwijl het bedrijf blijft inzetten op de toekomst en voortdurende innovatie.